Хаттама

Уикипедия — ашық энциклопедиясынан алынған мәлімет
Мұнда ауысу: шарлау, іздеу

Хаттама - жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алкалық органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім кабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат. Толтырудың тәсілі мен көлемі жағынан хаттамалар стенография, фонография, конспект тәне сойлеген сөздердің мазмұны жазылмаған ықіпамды түрде болып келуі мүмкін. Қысқа хаттамаларда күн тәртібі, сөйлеушілердің аты-жөні, сөилеген сөздердің тақырыбы және кабылданған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздердің толық мәтіні келтірілмейді. Толык хаттамаларда сөилеген сөздердің барлыгы көрсетіледі. Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айкындайды. Бүл жағдайда құжаттың заңдылық жарамдылыгын қамтамасыз ету қажет. Құжаттын заңдылық жарамдылығы барлык қажетті деректермен, олардың дұрыс толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен аныкталады. Мысалы, жиналысқа қатысушылардьң санының көрсетілуі маңызды, ол кабылданған шешімнің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.

Хаттаманың деректемелері: мекеменің атауы; құжаттың атауы; мәжілістің өткен күні; индексі (нөмірі); мәжіліс өткен орын; бекіту грифі (егер қажет болса); тақырыбы (жиналыстың, алқалық органның атауы); мәтін.

Мәтіннің кіріспе бөлігінде катысушылардың құрамы, күн тәртібі; негізгі бөлігінде тыңдалған мәселе, сойлеген сөздер және қабылданатын қаулы көрсетіледі. Құжаттың соңында төраға мен хатшының қолы койылады.